Intelligentes Lieferanten- und Vertragsmanagement

Auf Knopfdruck kluge Köpfe
30.01.2020

Der Stichtag für das Online-Zugangsgesetzes (OZG) naht. Die Behörden kämpfen weiter mit wesentlichen Digitalisierungshemmnissen: Mangel an passenden IT-Anwendungen & Fachkräften.

Die Beschaffung von externen Spezialisten in richtiger Menge, Qualität, am richtigen Ort und zur richtigen Zeit wird zum kritischen Erfolgsfaktor. Die Lösung „Intelligentes Lieferanten & Vertragsmanagement (ILVM)“ ist eine cloudbasierte, digitale Plattform, mit der langfristig die Serviceprozesse erstmalig vollständig abgebildet werden: Von der Kundenanforderung, über das Rekrutieren geeigneter IT-Fachkräfte, das Angebotsmanagement, die operative Betreuung im Einsatz befindlicher Projektmitarbeiter bis hin zum Projektcontrolling. Ergebnisse: Qualitätssprünge & Beschleunigung der Digitalisierungsprojekte auf allen föderalen Ebenen.

Die Digitalisierung erfasst auch den öffentlichen Sektor. Auf allen föderalen Ebenen entstehen neue digitale Bürgerservice, Fachverfahren werden digitalisiert und automatisiert (Online-Zugangsgesetz) und öffentliche Infrastruktur wird über die Netze angebunden (Smart City). Die Umsetzung der mannigfaltigen Projekte erfordert die systematische, dynamische Einbindung von externen Spezialisten, die identifiziert, integriert, gesteuert und bewertet werden – in großer Zahl. Die Standortqualität Deutschlands hängt nicht unwesentlich davon ab, ob es der Bundesrepublik gelingt, knappe IT-Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort und Menge bereitzustellen. Das ist der Hauptansatz für die Neuerung der operational services:

Für den Life-Cycle der komplexen Programmarchitektur benötigt man (internen, externen) Zugang zu diesen IT-Spezialisten, aber auch eine Digitalisierungsplattform, auf der die (dann schlanken) Fachverfahren für Lieferanten- und Vertragsmanagement aus der sicheren deutschen Cloud implementiert und gesteuert werden.

Das ist mit der Neuerung „Intelligentes Lieferanten- und Vertragsmanagement (ILVM)“ gelungen.

Automatisch kluge Köpfe finden

Die Lösung: Alle Daten, Fakten und Mails werden auf einer IT-Plattform gebündelt und sind dann für die Verantwortlichen je nach ihrem Zugriffsrecht jederzeit abrufbar. Die Automatisierungslösung ServiceNow macht das technisch möglich. operational services richtet die Lösung ein und betreibt die Plattform als einziger Anbieter aus eigenen hochsicheren deutschen Rechenzentren heraus.

Mit der Lösung wird es möglich, dass die Behörden ihre externen Dienstleister vollautomatisch auswählen, managen und begleiten können. Die Verantwortlichen sitzen quasi in einem Cockpit und steuern alle Prozesse – von der Bedarfs- und Haushaltsmittelplanung über die Ausschreibung und Bewertung des Externen bis hin zur Vertragsgestaltung und Überwachung der Service-Erfüllung. Sie können alle für sie nötigen Informationen in Echtzeit erhalten und austauschen, miteinander agieren, verschiedene zusätzliche Services abrufen, Dokumente hochladen und so deutlich effizienter arbeiten. Das einfach zu bedienende System gibt ihnen den Überblick über Leistungs- und Budgetverläufe, sendet Statusmeldungen, macht auf anstehende Aufgaben wie Freigabeprozesse aufmerksam oder signalisiert via Ampelsystem abgeschlossene sowie kritische Projektphasen. Zudem bietet es allen freigeschaltenen Mitarbeitern Self Services zum Beispiel beim Ausfüllen von Formularen. Auch Rechtemanagement und Echtzeitdaten-Monitoring sind damit möglich.

operational ist echter Full-Service-Provider

Die OS ist nicht nur Betreiber der Lösung in der sicheren deutschen Cloud (No Patriot Act!), sondern ist Dienstleister für den gesamtne Prozess - angefangen von der Bedarfserhebung, über die Steuerung der Rekrutierungsprozesse und das Onboarding bis hin zur SLA-Überwachung und Offboarding. Die dahinterliegenden Prozesse sind weitgehend automatisiert und beschleunigen signifikant die Verfahren, die notwendig sind, um die enormen Bedarf des Bundes und der Länder an IT-Fachkräften zu decken.

Mittlerweile existieren umfangreiche Rahmenverträge mit Landes-IT-Gesellschaften, die über diese Serviceprozesse ihre dringenden Bedarfe an IT-Fachkräften abdecken können.

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