Smart City for smart People
Verfahren automatisieren, Bürger begeistern. Das Online-Zugangsgesetzt schafft Klarheit.
Die Digitalisierung im öffentlichen Bereich verfolgt im Kern immer das gleiche Ziel: Mehr Zeit für den Bürger durch Entlastung der Mitarbeiter von administrativen Aufgaben. Aus diesem Antrieb entstehen immer mehr Transformationsprojekte und Innovationen. Das Online-Zugangsgesetz (OZG) und die eIDaS-Verordnung fordern von den Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen bis zum Jahr 2022 eine durch gängige und sichere Digitalisierung aller Prozesse bis hin zur elektronischen Vorgangsbearbeitung. Das Ziel dabei: einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienstleistungen für Bürger und Verwaltungen.
DIE VERWALTUNG IST FÜR DEN BÜRGER DA – NICHT UMGEKEHRT
Diesem Grundgedanken folgt T-Systems und operational services (OS) nachhaltig und bietet leistungsfähige, durchgängige und damit rechtskonforme Digitalisierungslösungen für die Behördendigitalisierung der Länder, Regionen und Kommunen an. Die Herausforderung besteht darin, mit innovativen Komponenten auch komplexeste Antragswege einfach und nutzerfreundlich abzubilden und gleichzeitig alle Auflagen und Vorschriften für die rechtsverbindliche Abwicklung der Prozesse sicher zu stellen – gemäß des E-Government-Gesetzes. Die digitale Verwaltung, die die Behörden und Bürger gleichermaßen entlastet sowie neue Bürgerservices ermöglicht, setzt die Realisierung einer interkommunalen, performanten, sicheren und adaptierbaren Digitalisierungsplattform voraus. Nur so funktioniert die digitale Transformation in der Privatwirtschaft sowie im öffentlichen Sektor. Nebeneffekt: Die Attraktivität der öffentlichen Hand als Arbeitgeber steigt. Mitarbeiter in den Behörden und Ämtern beschäftigen sich wieder mehr mit den Anliegen der Bürger statt mit Redundanzen bei der Umsetzung von Fachverfahren.
Ein stabiles Fundament ist in diesem Zusammenhang ServiceNow: eine Plattform, die Fachverfahren auf Knopfdruck digitalisiert. Das Ergebnis sind maximale Umsetzungsgeschwindigkeit und minimale Realisierungszeiten. Ob es um Prozesse innerhalb und zwischen Behörden, mit Dienstleistern oder für Bürger geht – ServiceNow ermöglicht eine medienbruchfreie Zusammenarbeit, optimale Mitarbeiterentlastung und effiziente Verfahrensbeschleunigung. Und so werden Innovationen erst möglich.
Die Bürgerbox – 24/7-Service für Behördengänge
operational services hat gemeinsam mit T-Systems unter dem Namen „Bürgerbox“ eine physische Schnittstelle zu den digitalen Bürgerservices entwickelt, die 2019 den German Stevie Award in Gold gewann. Die Box ist ähnlich aufgebaut wie eine Paketstation und steht Bürgern jederzeit bereit, sodass sie nicht mehr zu den jeweiligen Öffnungszeiten im Bürgeramt vorsprechen müssen. Eine Cloudplattform mit ServiceNow bietet dazu vollständig digitalisierte Prozesse, fragt den Bürger zu jedem Vorgang nach den benötigten Unterlagen und stellt über gesicherte Fächer Dokumente, Ausweise oder beispielsweise die Hundemarke bereit. Vom Antrag über die Zahlung bis zur Abholung sind alle Einzelschritte auf der digitalen Plattform vereint und für den Bürger an der „Bürgerbox“ rund um die Uhr nutzbar. Für die notwendige Sicherheit sorgt neben der Datenhaltung nach Europäischer Datenschutzgrundverordnung und geschützten deutschen Rechenzentren auch die Authentifizierung durch den sogenannten „Citypass“, der bereits in der Stadt Monheim eingesetzt wird. Die Smart-Card-Lösung identifiziert – ähnlich wie eine Zugangskarte für Gebäude – ihren Nutzer mittels hinterlegter Informationen und RFID-Chip eindeutig und stellt so sicher, dass die beantragten Unterlagen nur von der jeweils berechtigen Person abgeholt werden können.
Die E-Akte und E-Payment – digital, effizient und sicher
Papierakten sind zwar noch immer gang und gäbe in deutschen Behörden, gehörten jedoch im Zeitalter von Cloud und mobilen Apps eher zum alten Eisen. Mit der E-Akte Public von operational services und T-Systems können Behörden sämtliche Kommunikation digital zuordnen und ablegen – egal ob E-Mails, Faxe oder eingescannte Post. Das System kann jeden Input klassifizieren, fachlich zuordnen und Vorgänge auf diese Weise einfach automatisieren. Dank der E-Akte ist jederzeit transparent ersichtlich, wo sich welche Information befindet und alle Details sind zuverlässig dem richtigen Vorgang zugeordnet. So wird nicht nur die interne, sondern auch die behördenübergreifende Zusammenarbeit erheblich unkomplizierter und flexibler. Mehrere Mitarbeiter der gleichen oder unterschiedlicher Einrichtungen können die E-Akten problemlos gemeinsam bearbeiten und Ergebnisdokumente integrieren – nicht nur vom Schreibtisch aus, sondern auch von unterwegs. Frei nach der Devise „Mobile First“ gelingt der gesicherte Zugriff auf das System von jedem beliebigen Endgerät. Das gilt auch für E-Payment-Services, die speziell an den Anforderungen der öffentlichen Verwaltung und den Besonderheiten von E-Government-Prozessen ausgerichtet sind.
Gemeinsam stark für Ihre Innovationen
T-Systems und operational services arbeiten als starkes Team zusammen, um Innovationsprojekte im öffentlichen Sektor zu ermöglichen. Vorreiter ist hier die Stadt Monheim, die mit gutem Beispiel vorangeht und sich mit ihren Digitalisierungsprojekten längst zur Smart City entwickelt hat: Die städtischen Gremien arbeiten bereits papierlos und die ersten vernetzten Straßenlaternen messen selbstständig Temperatur und Stromverbrauch oder melden Ausfälle und technische Probleme digital an eine Plattform. Denkbar wäre der Einsatz von ServiceNow auch in der Planung von Baustellen, um alle beteiligten Parteien – von Polizei über Stadtplanung und Bauunternehmer bis hin zum Bürger – mit ins Boot zu holen und rechtzeitig über die jeweils relevanten Details zu informieren. Das alles passiert selbstverständlich aus hochsicheren deutschen Rechenzentren und unter Einhaltung der EU-DSGVO.