operational services

schlankes fachverfahren für intelligentes Lieferanten- und Vertragsmanagement aus der sicheren deutschen Cloud


100 % Made in Germany | Deutsches Rechenzentrum
Hochverfügbar, hochsicher und nach deutschen Datenschutzbestimmungen
Gemacht für Ihre hochsensiblen Unternehmensdaten | No Patriot Act!
24/7 Service Desk und Operating Center (OPC)
Zertifizierte Implementierungskompetenz durch ServiceNow und jede Menge Erfahrung

Die Behörden kämpfen mit einer Vielzahl an Digitalisierungshemmnissen. Oft mangelt es an passenden IT-Anwendungen und vor allem auch an den richtigen Fachkräften, um die digitale Verwaltung Wirklichkeit werden zu lassen. Die Beschaffung von externen Spezialisten bzw. Dienstleistern, die in der IT Unterstützung leisten, gewinnt daher zunehmend an Bedeutung. Doch wie lässt sich das dafür nötige und immer komplexer werdende Lieferanten- und Vertragsmanagement stemmen, das eine weitere Hürde in der Verwaltungsmodernisierung darstellt? Inzwischen gibt es intelligente IT-Plattformlösungen, die sowohl die internen Prozesse digital auf eine effizientere Stufe heben als auch das Lieferanten- und Vertragsmanagement auf Knopfdruck revolutionieren. Der ICT Service Provider operational services zeigt die Chancen eines automatischen Beschaffungsmanagements auf.

Generation Smartphone als Vorbild

Der Weg der Behörden ins digitale Zeitalter sollte hin zu einer neuen, intuitiveren Informations- und Kommunikationsarchitektur gehen, die sich an der Consumer-Welt orientiert. Die Technologie dafür ist längst da: Endverbraucher buchen per Internet innerhalb von wenigen Minuten ihre Reise oder laden ihre Bahnfahrkarte aufs Handy und erhalten oft noch verschiedene weitere Serviceangebote automatisch mit dazu. Viele Behörden hingegen agieren nach wie vor eher konservativ und papierbasiert. So werden bspw. für die Ausschreibungen verschiedene Kanäle genutzt, die vom Postversand bis zur elektronischen Vergabeplattformen reichen. Auch das Archiv findet sich noch oft in Papierordnern wieder. Wie kann der digitale Komfort den öffentlichen Verwaltungen einfach und umfassend zugänglich gemacht werden, so dass auch die Beschaffungsprozesse unkomplizierter ablaufen? 

Automatisch kluge Köpfe finden

Die Lösung: Alle Daten, Fakten und Mails werden auf einer IT-Plattform gebündelt und sind dann für die Verantwortlichen je nach ihrem Zugriffsrecht jederzeit abrufbar. Die Automatisierungslösung ServiceNow macht das technisch möglich. operational services richtet die Lösung ein und betreibt die Plattform als einziger Anbieter aus eigenen hochsicheren deutschen Rechenzentren heraus. Mit der Lösung wird es möglich, dass die Behörden ihre externen Dienstleister vollautomatisch auswählen, managen und begleiten können. Die Verantwortlichen sitzen quasi in einem Cockpit und steuern alle Prozesse – von der Bedarfs- und Haushaltsmittelplanung über die Ausschreibung und Bewertung des Externen bis hin zur Vertragsgestaltung und Überwachung der Service-Erfüllung. Sie können alle für sie nötigen Informationen in Echtzeit erhalten und austauschen, miteinander agieren, verschiedene zusätzliche Services abrufen, Dokumente hochladen und so deutlich effizienter arbeiten. Das einfach zu bedienende System gibt ihnen den Überblick über Leistungs- und Budgetverläufe, sendet Statusmeldungen, macht auf anstehende Aufgaben wie Freigabeprozesse aufmerksam oder signalisiert via Ampelsystem abgeschlossene sowie kritische Projektphasen. Zudem bietet es allen freigeschaltenen Mitarbeitern Self Services zum Beispiel beim Ausfüllen von Formularen. Auch Rechtemanagement und Echtzeitdaten-Monitoring sind damit möglich. Die IT-Lösung ist einfach zu integrieren und lässt sich durch Schnittstellen mit bestehenden Systemen wie SAP, Einkaufsportalen, Datenbanken oder Ticketsystemen und sogar mit externen Dienstleistern und Partnern verbinden, selbst wenn diese ihre eigenen Systemlösungen haben. Die IT-Lösung kann ganz spezifisch auf die Anforderungen jeder einzelnen Behörde zugeschnitten werden. So können diese entweder selbst am Steuer des Cockpits sitzen oder die Aufgaben outsourcen – die Plattform ist für alle Arten des Lieferanten- und Vertragsmanagements geeignet.

Die gesamte Organisation effizienter gestalten

Die Automatisierungsplattform kann nicht nur das Lieferanten- und Vertragsmanagement beschleunigen, sondern auch alle anderen Bereiche der öffentlichen Verwaltung miteinander vernetzen und Abläufe effizienter gestalten. In allen Fachbereichen wie Administration, Recht, Marketing oder Personal werden digital durchgängige Prozesse geschaffen, so dass die täglichen Arbeiten reibungsloser verlaufen. Routinetätigkeiten wie manuelle Tabellenkalkulationen zur Dokumentation von Prozessschritten werden identifiziert und automatisiert, so dass sich die Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren können. Dateien per Mail zu verschicken, auszudrucken, zu bearbeiten, wieder einzuscannen und zurückzumailen: Dieses ressourcenintensive Vorgehen, das immer noch gang und gäebe ist, wird immens verschlankt, indem die Nutzer die Dokumente auf der gemeinsamen Service-Plattform ablegen, bearbeiten und ihre Fortschritte in Echtzeit miteinander teilen. Denn in der Arbeitswelt von morgen geht es nicht mehr um den reinen Informationsaustausch, sondern um den gemeinsamen bedarfsgerechten Datenzugriff und eine neue digitale Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit – intern wie extern mit Bürgern und Partnern. Wie ein „Self Service Portal“ stellt die IT-Plattform den Mitarbeitern zusätzliche Informationen zum Abruf bereit und bietet so einen weiteren Mehrwert für die täglichen Aufgaben. Kommt ein neuer Kollege an Bord, werden automatisch IT-Leistungen wie das Einrichten eines neuen Arbeitsplatzes auf den Weg gebracht. Der neue Mitarbeiter wird im System angelegt,  notwendige Ressourcen wie Telefon, PC oder Drucker ihm zugewiesen, die E-Mail-Adresse eingerichtet, Rechte vergeben – und er kann nach Arbeitsstart alle für ihn wichtigen Informationen wie Telefonlisten, Organigramme und Services auf der Plattform abrufen.

Transformation mit Sicherheit

Absolute Datensicherheit ist sehr wichtig für Behörden mit ihren sensiblen Informationen. Automatisierungs- und Plattformlösungen sind aufgrund ihrer Komplexität meist Cloud-basiert, was noch häufig Vorbehalte hervorruft. Daher ist es wichtig, den IT-Partner auszuwählen, der seine Angebote in sicheren deutschen Rechenzentren vorhält. operational services betreibt alle IT-Lösungen wie die Plattform- und Automatisierungslösung ServiceNow aus einer eigenen deutschen Cloud heraus. Alle Daten sind ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert und die Prozesse werden dort betrieben. Pro Mandant sind separate Kommunikationssysteme im Einsatz und die Daten sicher verschlüsselt. So bietet die zertifizierte Cloud umfassende Sicherheit und viele Vorteile, denn es entstehen keine zusätzlichen Investitionskosten für Personal, Hardware oder Software. Es empfiehlt sich, die Migration auf die digitale Plattform mit einem IT-Partner zu planen, der Erfahrung mitbringt, Beratung bietet und den Prozess umfassend begleitet. So aufgestellt kann die Vision der Verwaltung 4.0 mit einem intelligenten Lieferanten- und Vertragsmanagement schnell und sicher Wirklichkeit werden.

Prozesse und Tools.
Wir können beides!

Ob Sie nur einzelne Lieferanten- und Vertragsprozesse konsolidieren, Self Services implementieren und automatisieren möchten oder grundsätzlich Ihr gesamtes IT Service Management auf den Prüfstand soll – die Maßnahme darf kein Nullsummenspiel darstellen, sondern muss nachweisliche Ergebnisse hervorbringen.

Sicher und bequem können die Arbeitsabläufe und Bestellprozesse im Unternehmen sein - genauso, wie Sie es auch in Ihren privaten Online-Bestellungen täglich erfahren. Ihre Mitarbeiter und Kollegen erwarten nicht weniger.

Wir helfen Ihnen gerne dabei.

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